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Automatiser l'administratif d'une société de services
Dans une société de services, l'administratif ne se voit pas dans le prix de vente. Il se voit dans la marge, et il se refait à l'identique chaque semaine.
Ce qui coince
Le dossier administratif se remonte à chaque consultation
Kbis, attestation de vigilance, assurance responsabilité civile, certifications, parfois une attestation de régularité fiscale. Chaque consultation redemande le même dossier, et il se remonte dans l'urgence — avec une attestation valable six mois qui vient d'expirer. Une pièce manquante écarte l'offre avant même que le prix soit lu.
Les mots de votre métier
Ce qu'ils changent à la prestation
- Attestation de vigilanceLe document URSSAF prouvant que vous êtes à jour de vos déclarations et cotisations. Le donneur d'ordre doit le réclamer tous les six mois au-delà de 5 000 € HT, sinon il est solidaire de vos dettes sociales.
- Plan de préventionLe document établi avant intervention sur le site d'un tiers. Il se refait à chaque site et se retrouve rarement au moment où on le redemande.
- Bon d'interventionLa trace signée de ce qui a été fait sur place. Sans lui, une prestation contestée deux mois plus tard ne se prouve pas.
- Reconduction taciteLa clause qui prolonge un contrat sans discussion. Elle protège votre récurrent et se retourne quand c'est le client qui l'invoque à l'expiration d'un préavis oublié.
Concrètement
Ce que nous mettons en place
Ce qui s'impose à vous
L'attestation de vigilance n'est pas une formalité
Au-delà de 5 000 € HT sur l'année, le donneur d'ordre doit vérifier tous les six mois que son prestataire est à jour de ses obligations sociales, en exigeant l'attestation de vigilance de l'URSSAF. S'il ne le fait pas, il est solidairement responsable des dettes sociales de ce prestataire. Cela veut dire deux choses pour vous : vos clients vous la redemanderont deux fois par an, et vous devez l'exiger de vos propres sous-traitants. E-kho applique la même règle à son vivier, avec une alerte avant expiration — nous vendons ce que nous pratiquons.
Avant de nous appeler
Ce qu'on nous demande dans votre métier
Par où commencer ?
Par un diagnostic court : on chronomètre ce que vous refaites chaque semaine, on compte ce que cela coûte en heures, et on vous rend la liste de ce qui se supprime en premier avec le gain estimé en face. Automatiser sans mesurer produit toujours le même résultat — on automatise la tâche visible, pas la tâche coûteuse.
Faut-il changer nos logiciels ?
En général non. La plupart des automatisations relient ce que vous avez déjà : la boîte mail, le tableur de planning, la facturation, l'espace de fichiers. Le remplacement se justifie quand un outil ne s'ouvre pas du tout, et nous le disons plutôt que de contourner par des bricolages qui casseront à la première mise à jour.
Que se passe-t-il quand une automatisation tombe en panne ?
Elle ne prévient personne : elle cesse simplement de travailler, et cela se voit des semaines plus tard. C'est pour cela que la supervision est vendue avec, et pas en option. Nous surveillons les exécutions, nous sommes prévenus avant vous, nous réparons, et chaque mois vous savez ce qui a tourné.
Pour aller plus loin
La prestation, et le reste du métier
Automatiser l'administratif d'une société de services : votre chiffrage sous 24 heures ouvrées
Devis, planning, chantiers, clients, documents. Nous commençons par une demi-journée de cadrage, parce qu'un outil chiffré sans cadrage se refait deux fois.
Un premier échange sous 24 heures ouvrées, et un cadrage avant tout chiffrage.