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Votre difficulté n'est pas de recruter : septembre s'en charge. Elle est de garder — et d'encaisser douze mois sans courir après les paiements. Un adhérent qui part en février a coûté plus cher qu'il n'a rapporté.
Ce qui coince, en général
Formulaires à ressaisir, chèques à déposer, certificats qui manquent. Trois semaines de travail bénévole ou salarié, chaque année, pour des informations qui se saisiraient une fois par l'adhérent lui-même.
Des chèques non déposés, un abonnement interrompu, une relance oubliée. Sans prélèvement suivi, le manque à gagner ne se voit qu'au bilan, quand il est trop tard pour le récupérer.
Des cours saturés qu'on ne dédouble pas et des créneaux vides qu'on ne supprime pas, faute d'un chiffre. Le planning se décide de mémoire, et la mémoire se trompe toujours dans le même sens.
Ce que nous mettons en place
Ce qu'on voit chez vous
Une table, une file d'attente, des formulaires remplis à la main, des chèques agrafés et des pièces manquantes qu'il faudra réclamer par téléphone pendant un mois. La même information sera saisie deux fois : par l'adhérent, puis par vous.
Il ne résilie pas, il disparaît. Le prélèvement continue jusqu'à sa contestation, ou s'arrête sur un rejet que personne ne remarque. Dans les deux cas la situation se règle mal : soit vous perdez de l'argent, soit vous perdez la personne définitivement.
La loi vous impose alors d'informer chaque adhérent, par écrit et dans une fenêtre précise avant l'échéance, qu'il peut ne pas reconduire. À défaut, il peut résilier à tout moment. Cette information s'envoie automatiquement, ou elle s'oublie.
Concrètement
Disciplines, niveaux, créneaux, salles, encadrants, et les places restantes quand le cours est limité. Mis à jour à un seul endroit, y compris pendant les vacances scolaires — c'est précisément là qu'on le consulte le plus.
L'adhérent renseigne ses informations, dépose ses pièces, choisit sa formule et paie. Vous récupérez un dossier complet plutôt qu'un formulaire à déchiffrer. Le certificat médical n'est plus exigé pour la licence des majeurs depuis 2023 ; le questionnaire de santé, lui, reste, et le site le pose.
Un mandat signé, un prélèvement mensuel, un rejet qui remonte immédiatement avec la relance déjà écrite. C'est la différence entre un impayé rattrapé en trois jours et un impayé découvert en juin.
Le message que la loi impose avant chaque échéance annuelle, avec la date limite et la façon de résilier. Envoyé automatiquement, tracé, conservé. Un club qui ne peut pas prouver cet envoi ne peut pas opposer la reconduction.
Remplissage par créneau, entrées et sorties par mois, ancienneté moyenne, disciplines qui recrutent et disciplines qui perdent. Ce sont les cinq chiffres qui font ouvrir un cours ou en fermer un, et ils ne se devinent pas.
Ce qui se constate, une fois en place : un adhérent s'inscrit et paie sans que personne ressaisisse, les cotisations sont prélevées et les rejets remontent le jour même, l'information de non-reconduction part seule et reste tracée, et le remplissage de chaque créneau est un chiffre. Le nombre d'adhérents, lui, dépend de vos créneaux et de votre encadrement : nous ne le promettons pas.
Avant de nous appeler
Les besoins se recouvrent largement : inscrire, encaisser, planifier, garder. Ce qui change, ce sont les obligations — assemblée générale, licences et affiliation d'un côté, code de la consommation et reconduction de l'autre. Nous partons du même socle et nous n'ajoutons que ce que votre statut impose.
Oui, et c'est ce qui change le plus. Un mandat signé une fois, un prélèvement mensuel, des rejets signalés le jour même. Le mandat se conserve avec son dossier de preuve : en cas de contestation, c'est à vous de démontrer qu'il a été signé, et le débiteur dispose de treize mois.
Il n'est plus exigé pour la délivrance ou le renouvellement d'une licence aux majeurs depuis mai 2023, et le questionnaire de santé l'a remplacé. Certaines disciplines à contraintes particulières font exception, et votre fédération peut être plus exigeante que la loi. Le formulaire s'adapte à votre discipline.
C'est la vraie question, et elle décide du projet. L'outil est fait pour être tenu par quelqu'un qui n'est pas informaticien, avec une prise en main écrite et une session de formation. Un outil que seul un bénévole sait utiliser devient un risque le jour où il arrête.
Trois champs, une réponse d'une personne. Un chiffrage clair, poste par poste, avec ce qui est compris et ce qui ne l'est pas — et un avis franc si votre site actuel n'a pas besoin d'être refait.
Réponse chiffrée sous 24 heures ouvrées, gratuite et sans engagement.
