Espace apprenant : convocations, émargements, attestations

Le dossier d'une session ne devrait pas se reconstituer avant l'audit. Il devrait se constituer pendant la session, sans que personne n'y pense.

Ce qui coince

La session commence dans huit jours

Convocations à envoyer, programme à joindre, salle à confirmer, feuilles d'émargement à imprimer. Puis, après la session, les attestations à établir, l'enquête à chaud à envoyer, celle à froid trois mois plus tard. Chaque étape est simple, elles sont dix, et elles reviennent à chaque session. C'est le travail qui ne se facture sur aucune ligne.

Les mots de votre métier

Ce qu'ils changent à la prestation

ConvocationLe document envoyé au stagiaire et à son employeur avant la session : dates, horaires, lieu, accès, programme, ce qu'il faut apporter.
ÉmargementLa preuve de présence, par demi-journée. En présentiel elle se signe ; à distance elle se constitue des connexions. Dans les deux cas, elle se conserve.
Certificat de réalisationLe document destiné au financeur, distinct de l'attestation remise au stagiaire. Il atteste de l'exécution de l'action.
Enquête à froidL'évaluation envoyée quelques mois après, sur les effets de la formation. Elle est attendue par le référentiel et presque toujours oubliée.

Concrètement

Ce que nous mettons en place

Un espace par session, ouvert aux bons destinatairesLe stagiaire y trouve sa convocation, le programme, ses supports et son attestation. L'employeur qui finance y trouve ce qui le concerne, sans accéder aux évaluations individuelles de son salarié — ce qui n'est ni utile ni admis par défaut.

Les documents envoyés au bon momentConvocation à J-8, rappel la veille, attestation le lendemain, enquête à chaud à la fin, enquête à froid trois mois plus tard. Ils partent seuls depuis les dates de la session, et vous voyez ce qui est parti et ce qui a été ouvert.

L'émargement rempli sans papierSignature sur une tablette en présentiel, connexions horodatées à distance, avec la possibilité de corriger une absence. Les feuilles se génèrent complètes, par demi-journée, et se rangent dans le dossier de la session.

Le dossier constitué au fil de l'eauProgramme, convention, convocations, émargements, évaluations, attestations, enquêtes : tout se range au même endroit, par session, à mesure qu'il se produit. Le jour de l'audit, il n'y a rien à préparer — c'est le seul objectif de ce module.

Ce qui s'impose à vous

L'employeur ne voit pas tout ce que voit le stagiaire

L'entreprise qui finance a besoin de la preuve de réalisation et de la présence, pas des résultats individuels d'évaluation ni des réponses détaillées d'un salarié à une enquête de satisfaction. Ouvrir ces informations par défaut expose le stagiaire et l'organisme. Nous séparons donc les accès dès la conception : ce que voit le stagiaire, ce que voit l'employeur, ce que voit le financeur. C'est un réglage qui se décide une fois, et qui se rattrape mal après une première session.

Avant de nous appeler

Ce qu'on nous demande dans votre métier

Nos stagiaires ne créeront jamais de compte.

Ils n'ont pas à le faire pour l'essentiel : convocation, programme et attestation partent par courriel, et l'espace sert à les retrouver plus tard, par un lien nominatif. La création de compte se justifie quand il y a des travaux à rendre ou des modules à suivre — sinon nous ne l'imposons pas.

L'émargement électronique est-il accepté ?

La preuve de présence peut prendre différentes formes selon la modalité et le financeur, et certains financements posent des exigences propres. Nous produisons des feuilles complètes, horodatées, signées et exportables, et nous conservons les traces techniques. Vérifiez le point auprès de votre financeur : ses attentes priment sur les nôtres.

Cela remplace-t-il notre logiciel de gestion ?

Pas nécessairement. Si vous avez déjà un outil de gestion des sessions et de facturation, l'espace s'y branche quand c'est possible. Ce que nous cherchons à supprimer est la double saisie et la reconstitution avant audit, pas votre outil actuel.

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