Facturation, situations de travaux et retenue de garantie

Dans le bâtiment, une facture n'est presque jamais une facture unique. C'est un acompte, des situations, un solde, et une retenue qui revient un an plus tard.

Ce qui coince

L'argent est gagné, il n'est pas encaissé

Le chantier avance, les fournisseurs sont payés, et la situation du mois n'est pas partie parce qu'il fallait recalculer l'avancement. Le solde attend la levée des réserves. La retenue de garantie, elle, dort quelque part depuis quatorze mois et personne ne l'a réclamée. Une entreprise du bâtiment ne fait pas faillite par manque de chantiers : elle fait faillite en trésorerie.

Les mots de votre métier

Ce qu'ils changent à la prestation

Situation de travauxLa facture intermédiaire calculée sur l'avancement réel, poste par poste, cumulée depuis le début. Elle se compare au devis initial et aux situations précédentes, sinon on facture deux fois le même mètre carré.
Retenue de garantieJusqu'à 5 % du marché, retenus par le client pour couvrir les réserves, et restitués un an après la réception s'il n'en subsiste aucune. Elle se remplace par une caution bancaire — et c'est souvent la meilleure décision de trésorerie du chantier.
AutoliquidationEn sous-traitance de bâtiment, le sous-traitant facture hors taxe avec la mention prévue, et l'entreprise principale déclare la TVA. Une facture avec TVA dans ce cas est fausse des deux côtés.
AvoirLa seule façon de corriger une facture émise. Une facture ne se modifie pas et ne se supprime pas : on en émet une autre, en négatif, qui porte la référence de la première.

Concrètement

Ce que nous mettons en place

Les situations calculées depuis le devisChaque poste porte son pourcentage d'avancement ; la situation se calcule seule, cumul compris, et se compare au marché initial et aux avenants. Le total ne peut pas dépasser le marché sans qu'on vous le signale — c'est le contrôle qui manque le plus souvent aux tableurs.

Une numérotation continue, par constructionLes numéros sont attribués par la base, sans trou et dans l'ordre. C'est une obligation comptable, et c'est aussi le premier point qu'un contrôle regarde. Aucun écran ne permet de sauter un numéro ni de réutiliser celui d'une facture annulée.

La retenue suivie jusqu'à sa restitutionLe montant retenu est isolé sur chaque situation, avec la date à laquelle il devient réclamable. Un an après la réception, la demande de libération vous est rappelée avec le courrier prêt — au lieu d'être retrouvée en faisant le ménage dans un classeur.

Les relances d'impayés, avant qu'il soit tardÉchéance dépassée, relance ; puis mise en demeure. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement figurent déjà sur vos factures : les mentionner est obligatoire entre professionnels, et les appliquer devient possible quand c'est écrit.

Ce qui s'impose à vous

Une facture émise ne se modifie plus

C'est le point sur lequel les tableurs et beaucoup d'outils du marché fautent : on rouvre le fichier, on corrige un montant, on renvoie. Une facture émise est un document définitif ; toute correction passe par un avoir qui référence la facture d'origine. La réforme de la facturation électronique rend ce principe encore plus concret, puisque les factures transitent désormais par des plateformes qui en conservent l'empreinte. Le Hub d'E-kho applique la même règle sur ses propres factures : l'écran de modification n'existe pas.

Avant de nous appeler

Ce qu'on nous demande dans votre métier

Mon comptable me demande un export. Lequel ?

Celui qu'il utilise. Nous produisons un export des ventes exploitable par les logiciels courants, avec les numéros, les dates, les taux de TVA et les montants hors taxe et toutes taxes. Le but n'est pas qu'il ressaisisse mais qu'il importe. S'il travaille sur un outil particulier, nous regardons le format avant de vous dire oui.

La facture électronique obligatoire, ça me concerne ?

Oui. Toute entreprise assujettie doit être en mesure de recevoir une facture au format électronique, et l'obligation d'en émettre s'étend progressivement selon la taille. Concrètement, cela veut dire qu'un PDF envoyé par courriel ne suffira plus entre professionnels. E-kho passe par une plateforme agréée pour l'émission et l'archivage : ce n'est pas une brique que nous réécrivons.

Peut-on facturer un particulier et une entreprise avec le même outil ?

Oui, et les mentions changent seules. Pour un particulier, il faut la mention du délai de rétractation quand elle s'applique et l'information sur le médiateur de la consommation ; entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros. Ce sont deux jeux de mentions différents, et les mélanger est la faute la plus fréquente.

Pour aller plus loin

La prestation, et le reste du métier

Facturation, situations de travaux et retenue de garantie : votre chiffrage sous 24 heures ouvrées

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